MANAJEMEN PROYEK WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS) DAN PROJECT TIME MANAGEMENT

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang Masalah

Pengendalian sebuah proyek bermula dari rencana proyek itu sendiri. Hal ini berlaku apabila rencana proyek (project plan) berlaku sebagai kunci utama dalam pengembangan mekanisme serta prosedur pengendalian atas proyek.

WBS (Work Breakdown Structure) adalah suatu metode pengorganisasian proyek menjadi struktur pelaporan hierarkis. WBS digunakan untuk melakukan pemecahkan tiap proses pekerjaan menjadi lebih detail agar proses perencanaan proyek memiliki tingkat yang lebih baik. WBS disusun berdasarkan dasar pembelajaran seluruh dokumen proyek meliputi kontrak,gambar dan spesifikasi. Proyek kemudian diuraikan menjadi bagian-bagian dengan mengikuti pola struktur dan hirarki tertentu menjadi item-item pekerjaan yang cukup terperinci yang disebut sebagai work breakdown structure.

WBS merupakan elemen penting, alasan perlunya WBS adalah pengembangan WBS di awal project life cycle memungkinkan diperolehannya pengertian cakupan proyek yang jelas dan proses pengembangan WBS membantu semua anggota untuk lebih mengerti tentang proyek selama tahap awal, WBS membantu dalam pengawasan dan memprediksi biaya,jadwal dan informasi mengenai produktifitas yang menyakinkan anggota manajemen proyek sebagai dasar untuk membuat perundingan.

1.2  Tujuan

1.      Melengkapi komunikasi antar personal proyek

2.      Menjaga konsistensi dalam pengendalian dan pelaporan proyek

3.      Cara efektif untuk melngekapi tugas manajemen

1.3  Manfaat

1.      Untuk mempercepat proses penyelesaian suatu proyek

2.      Mengetahui pencapaian apa saja yang diinginkan suatu proyek

3.      Dapat merencanakan proyek kedepannya

1.4 Sistematika Penulisan

            Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, penulisan laporan ini terbagi menjadi 4 bab,adapun bab-bab tersebut antara lain :

            BAB I : PENDAHULUAN

            Bab ini menjelaskan tentang latar belakang masalah, tujuan, manfaat, sistematika penulisan

            BAB II : PEMBAHASAN

            Bab ini menjelaskan tentang Kegunaan WBS (Work Breakdwon Structure), Pembagian level dalam WBS (Work Breakdwon Structure), Proses penyusunan WBS (Work Breakdwon Structure), WBS (Work Breakdwon Structure) dan Gantt Chart, Manajemen waktu proyek (Project Time Management), Proses pengelolaan waktu kerja, Analisis matematika berupa CPM (Network Planning), PERT (Program Evaluation Review Technique), Kompresi Durasi

            BAB III : PENUTUP

Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Kegunaan WBS (Work Breakdown Structure)

WBS dapat dijadikan sebagai alat atau metode untuk :

a)      Mendefinisikan aktivitas dan rencana keseluruhan yang dibutuhkan dalam proyek.

b)      Memberikan gambaran tentang deadline dan urgensi dalam proyek.

c)      Mencegah berkurangnya scope pekerjaan.

d)      Alat kontrol, komunikasi dan koordinasi.

2.2 Pembagian level dalam WBS (Work Breakdown Structure)

Struktur dalam WBS mendefinisikan tugas-tugas yang dapat diselesaikan secara terpisah dari tugas-tugas lain, memudahkan alokasi sumber daya, penyerahan tanggung jawab, pengukuran dan pengendalian proyek. Pembagian tugas menjadi sub tugas yang lebih kecil tersebut dengan harapan menjadi lebih mudah untuk dikerjakan dan diestimasi lama waktunya.Sebagai gambaran, Work breakdown structure (WBS) dapat diilustrasikan seperti berikut:  

LEVEL 3

LEVEL 1

LEVEL 2

WBS

Contoh gambar pembagian level WBS

Model WBS mempunyai keuntungan,antara lain :

a)      Memberikan daftar pekerjaan yang dapat diselesaikan.

b)      Memberikan dasar untuk memperkirakan dari suatu proyek,mengalokasikan sumber daya,menyusun sebuah jadwal,dan menghitung biaya.

c)      Mendorong untuk mempertimbangkan suatu proyek agar lebih serius sebelum mengerjakannya.

Dikarenakan WBS merupakan struktur yang bersifat hirarki, maka bisa juga disampikan dalam bentuk skema sebagai berikut :   

Level 1	Level 2	Level 3
Task 1
	Subtask 1.1
		Work Page 1.1.1
	Subtask 1.2
		Work Page 1.2.1
Task 2
	Subtask 2.1
		Work Page 2.1.1
	Subtask 2.2
		Work Page 2.2.1
Task 3
	Subtask 3.1
		Work Page 3.1.1

Contoh tabel struktur WBS dalam bentuk skema

Perbedaan Level Dan Tingkat Kedetailan WBS

Setiap organisasi menggunakan caranya sendiri untuk mengklasifikasi komponen WBS sesuai levelnya dalam hirarki. Sebagai contoh, beberapa organisasi memperlihatkan level-level yang berbeda sebagai tugas (task), sub-tugas (sub-task) dan paket pekerjaan (work package) sebagaimana yang ditunjukkan dalam bagan diatas. Sementara organisasi lain mungkin menggunakan istilah fase (phase), entri (entry) dan aktifitas (activity).           

WBS disusun  mengikuti pembagian atau pentahapan dalam siklus hidup proyek. Level-level yang lebih tinggi dari struktur umumnya dikerjakan oleh kelompok-kelompok dan Level yang paling rendah dalam hirarki seringkali dilakukan secara individual, tetapi WBS tidak memerlukan aktifitas-aktifitas yang spesifik.

Peran WBS Dalam Perencanaan Proyek

WBS merupakan pondasi untuk perencanaan suatu proyek WBS juga dapat digunakan untuk mengidentifikasi tugas-tugas dalam model perencanaan suatu proyek. Oleh karena itu, idealnya rancangan WBS sendiri harusnya telah diselesaikan sebelum pengerjaan perencanaan proyek (project plan) dan penjadwalan proyek (project schedule).

Dengan memanfaatkan daftar pekerjaan pada WBS, akan dapat diperkirakan lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan tersebut. Perkiraan bisa dilakukan dengan mempertimbangan beberapa hal, antara lain ketersediaan sumber daya dan kompleksitas. Selanjutnya dilakukan penjabaran dalam kalender (flow time). Beberapa model pendekatan bisa digunakan untuk menghitung perkiraan waktu yang diperlukan :

a)      Most optimistic :  Merupakan waktu ideal untuk menyelesaikan pekerjaan, diasumsikan segala sesuatunya berjalan lancar, dan sempurna.

b)      Most likely :  Merupakan waktu yang dibutuhkan pada kondisi normal.

c)      Most pessimistic :Merupakan waktu yang dibutuhkan ketika keadaan paling sulit terjadi.  

Selanjutnya, estimasi waktu dilakukan dan dibagi dalam unit (misal 8 jam/hari). Estimasi waktu untuk suatu proyek Intranet (seperti contoh diatas) lebih sulit dari proyek pengembangan aplikasi lainnya. Hal ini karena masih sedikit proyek yang dapat digunakan sebagai patokan menghitung waktu pelaksanaan.

Dalam mengestimasi waktu ini juga harus dipertimbangkan beberapa hal, misal pengalaman teknologi server yang digunakan, keahlian Perl, CGI, Java, HTML, browser, dan juga bekerja dalam lingkungan TCP/IP.

2.3 Proses penyusunan WBS (Work Breakdown Structure)

WBS membantu dalam pengawasan dan memprediksi biaya,jadwal dan informasi mengenai produktifitas yang menyakinkan anggota manajemen proyek sebagai dasar untuk membuat perundingan, WBS sangat membantu menyusun atau mempersingkat suatu pekerjaan.

Antara lain penyusunan WBS adalah

a)      Penggambaran program sebagai ringkasan dari bagian-bagian yang kecil.

b)      Pembuatan perencanaan.

c)      Pembuatan network dan perencanaan pengawasan.

d)      Pembagian tanggung jawab.

e)      Penggunaan WBS ini memungkinkan bagian-bagian proyek terdefinisi dengan jelas.

Setelah WBS berhasil disusun dan perkiraan lama waktu pelaksanaan telah dihitung,selanjutnya dilakukan penyusunan jadwal kerja. Pada dasarnya ada 2 jenis model penjadwalan yaitu

a)      Bar Chart : yang hanya menerangkan flow time dari setiap pekerjaan dan tanpa keterkaitan antar pekerjaan. Deskripsi ini paling baik digunakan pada presentasi.

b)      Network diagram : yang menunjukkan keterkaitan antar tugas dan mengidentifikasi saat kritis pada jadwal.

2.4 WBS (Work Breakdown Structure) dan Gantt Chart

WBS (Work Breakdown Structure) adalah suatu metode pengorganisasian proyek menjadi struktur pelaporan hierarkis, sedangkan gantt chart adalah gambaran jadwal pekerjaan atau proyek.

Gantt chart menggambarkan tanggal awal sampai tanggal akhir dari suatu proyek dan gantt chart juga menunjukkan suatu kegiatan pekerjaan. Aplikasi Microsoft Project (windows) dan aplikasi Gantt project (linux) digunakan untuk menggambarkan suatu pengalokasian waktu dan sumber daya dapat kita lihat secara grafis.

Kegiatan dan Waktu Pelaksanaan	Januari				Februari				Maret
	1	2	3	4	1	2	3	4	1	2	3	4
Analisis Kebutuhan
Design Fungsi
Pemograman
Pengujian
Instalasi
Pelatihan
Pemeliharaan
Dokumentasi

Contoh gambar Gantt Chart

2.5 Manajemen waktu proyek (Project Time Management)

Project Time Management adalah merencanakan, menyusun, memanajemen, mengorganisasikan suatu projek dan mengendalikan sumber dayanya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan proyek tersebut dalam waktu tertentu secara terkontrol.

            Kegagalan mengelola waktu proyek akan berakibat pada penyelesaian proyek yang tidak tepat waktu. Penyelesaian waktu proyek yang mundur dan kurangnya pengelolaan waktu proyek tentunya akan berakibat pada membengkaknya berbagai sumber daya proyek, khususnya biaya dan SDM proyek. Dilihat dari fase proyek, penerapan manajemen waktu proyek lebih banyak diterapkan pada fase Planning dan selebihnya pada fase controlling. Kagiatan manajemen waktu proyek pada fase planning meliputi : Mendefinisikan Aktivitas, Pengurutan Aktivitas, Estimasi Lama Aktivitas, dan Penyusunan Jadwal Proyek. Sedangkan pada fase controlling kegiatannya adaah Pengendalian Jadwal Proyek.

Bidang pengetahuan	Kelompok kemajuan proyek
	memulai	perencanaan	Mengeksekusi	Mengendalikan	penutupan
waktu		-Definisi aktivitas -urutan aktivitas -Perkiraan sumber daya aktivitas -Perkiraan  kegiatan durasi -Mengembangkan jadwal		-kontrol jadwal

Contoh tabel manajemen waktu proyek

2.6 Proses pengelolaan waktu kerja

Input -Diagram jaringan -Estimasi durasi aktivitas -Sumberdaya yang diperlukan -Kalender -Constraints(batasan) -Asumsi

Output -Penjadwalan proyek -Detail support -rencana manajemen penjadwalan -update keperluan sumberdaya

Teknik -Analisis matematika -Kompresi durasi -Simulasi -Heuristik

 

            Dengan menggunakan satu atau lebih media input, setelah diproses dengan teknik yang tersedia, akan diperoleh hasil estimasi yang dituangkan sebagai output proses estimasi, biasanya dalam bentuk penjadwalan proyek.

2.7 Analisis matematika

2.7.1 CPM (Network Planning)

            CPM adalah mengkalkulasikan langkah-langkah aktivitas proyek secara logis (deterministis) dalam suatu jaringan kerja,melalui jalur kritis dapat diketahui melalui jalur yang mana proyek dilaksanakan secara optimal.

Karakteristik sebuah diagram CPM adalah sebagai berikut:

a)      Adanya sebuah critical path dalam sebuah jaringan kerja yang menggambarkan aktivitas berangkai serta menyatakan waktu tersingkat untuk menyelesaikan keseluruhan proyek. Atau dengan kata lain jumlah aktivitas dengan waktu terpanjang pada suatu jaringan.

b)      Apabila satu aktivitas pada jalur kritis ini mengalami penundaan maka waktu penyelesaian proyek keseluruhan juga akan mengalami penundaan.

c)      Analisa aspek waktu secara menyeluruh dengan suatu logika sequensial (deterministis).

d)      Fokus pada perhatian pada kemungkinan munculnya masalah dan indikasi untuk mereduksi biaya dan delay atau disebut juga lag dalam CPM.

e)      Elemen dalam CPM: aktivitas, durasi, dan kaitan logis (relationship).

Ada dua buah cara pembuatan CPM, yaitu:

1.      Activity on Arrow (AOA): rangkaian aktivitas dituliskan pada panah, simpul (node) menunjukkan suatu peristiwa (event) tercapainya hasil akhir suatu aktivitas.

2.      Activity on Node (AON): rangkaian aktivitas ditunjukkan pada simpul (node), panah menggambarkan arah dari aktivitas (dari aktivitas yang satu menuju aktivitas yang lain).

2.7.2 PERT (Program Evaluation Review Technique)

            PERT adalah menggunakan urutan logis dalam jaringan kerja ditambahkan dengan perhitungan probalistik pada durasi setiap aktivitas. Pada PERT biasa digunakan perhitungan distribusi rata-rata (mean distribution) untuk menghitung durasi setiap aktivitas.

2.7.3 Kompresi Durasi

Kompresi durasi adalah suatu bentuk khusus dari metode analisis matematis. Lewat kompresi durasi akan diupayakan suatu cara untuk memperpendek durasi proyek tanpa mengurangi ruang lingkup proyek. 

Teknik-teknik yang digunakan untuk melakukan kompresi durasi ini, antara lain: 

1.      Crashing: dimana perbedaan biaya dan waktu dalam setiap durasi dianalisa untuk menentukan perpendekan durasi yang bagaimana yang optimal (perpendekan waktu terbesar, dengan biaya terendah). Biasanya crashing ini tidak menghasilkan suatu alternatif yang menguntungkan bagi proyek dan hampir selalu terjadi peningkatan biaya proyek. Teknik ini akan dibahas lebih lanjut pada bab berikutnya, bersamaan dengan proses pembuatan jaringan kerja AON. 

2.      Fast tracking: melakukan aktivitas secara paralel yang biasanya dilakukan secara berurutan. Teknik ini hampir selalu memperbesar risiko proyek secara keseluruhan. Contohnya penulisan kode pada pembuatan software, sebelum rancangan selesai.

BAB III

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

WBS (Work Breakdown Structure) adalah suatu metode pengorganisasian proyek menjadi struktur pelaporan hierarkis. WBS digunakan untuk melakukan rincian atau memecahkan tiap proses pekerjaan menjadi lebih detail agar proses perencanaan proyek memiliki tingkat yang lebih baik. WBS disusun berdasarkan dasar pembelajaran seluruh dokumen proyek meliputi kontrak,gambar dan spesifikasi. Proyek kemudian diuraikan menjadi bagian-bagian dengan mengikuti pola struktur dan hirarki tertentu menjadi item-item pekerjaan yang cukup terperinci yang disebut sebagai work breakdown structure.

Project Time Management adalah merencanakan, menyusun, memanajemen, mengorganisasikan suatu projek dan mengendalikan sumber dayanya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan projek tersebut dalam waktu tertentu secara terkontrol.

WBS (Work Breakdown Structure) adalah suatu metode pengorganisasian proyek menjadi struktur pelaporan hierarkis, sedangkan gantt chart adalah gambaran jadwal pekerjaan atau proyek. Gantt chart menggambarkan tanggal awal sampai tanggal akhir dari suatu proyek dan gantt chart juga menunjukkan suatu kegiatan pekerjaan.

Analisis matematika terdiri dari CPM (Network Planning), PERT (Program Evaluation Review Technique), Kompresi Durasi.

4.2 Saran

Kami mengharapkan makalah ini dapat membantu pembaca dalam lebih memahami mengenai Work Breakdown Structure (WBS) dan Project Time Management.